Secretaria Municipal

Función

Compete al Secretario Municipal las funciones de dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo municipal, desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, como asimismo secretario del concejo, y también del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil, en cuya constitución actúa directamente en el cumplimiento de las diversas actividades que la formación de este último conlleva.

Entre sus principales funciones destacan:

  • Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.
  • Secretario del Concejo Municipal.
  • Secretario del Consejo Comunal de  las Organizaciones de la Sociedad Civil.
  • Dirigir  el constante flujo, control, archivo y conservación de la documentación de la Oficina de Partes, OIRS, y Oficina de Transparencia. 
  • Llevar el Registro Público de las organizaciones comunitarias formadas a través de la ley 19.418 y  de las organizaciones que se formen a través del Código Civil.
  • Desempeñar todas aquellas funciones indicadas en otros cuerpos legales.

I.- DEPARTAMENTOS SECRETARÍA MUNICIPAL                                

I.I- Partes y Archivos

Unidad operativa que entre sus funciones está:

  • Recepcionar, registrar, procesar, despachar, clasificar y archivar la documentación oficial ingresada al municipio.
  • Distribuir la documentación en forma oportuna y expedita a su destino final.
  • Clasificar y archivar todos aquellos decretos municipales, actas de concejo y documentos que deban cumplir con un periodo de tiempo, de acuerdo a las instrucciones impartidas por la Contraloría General de la República y los cuerpos legales que sobre el particular se dicten.
  • Supervisar los plazos de la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.
  • Proporcionar la información requerida por los estamentos Municipales, así como público en general, en materias custodiadas en archivo.

I.2.- Sección Transparencia y OIRS

  •   Es la encargada de satisfacer las necesidades de información de los usuarios tanto en lo que dice relación con el funcionamiento de la municipalidad como la aplicación de la ley de transparencia.

 

II.- Secretaría Concejo Municipal

  • Informar a los concejales de las sesiones de Concejo.
  • Compilar y organizar documentación destinada al Concejo Municipal para conocimiento y resolución.
  • Elaboración de los Acuerdos. Distribución y seguimiento de los mismos.
  • Requerir a las unidades Municipales de las informaciones solicitadas por los miembros del Concejo, para posterior entrega del Alcalde y Presidente del Concejo Municipal. Seguimiento de las mismas.
  • Coordinar mesas de trabajo y funcionamiento.
  • Mantener archivo digital y documental de acuerdos y Actas del Concejo Municipal.
  • Preparar las convocatorias a las sesiones del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil y mantener el archivo de actas y documentos de este mismo órgano comunal.

 III.- Secretaría Administrativa y registro de organizaciones comunitarias, asociaciones y corporaciones.

  • Recibir los antecedentes  sobre la constitución de nuevas organizaciones comunitarias que soliciten su inscripción en el Registro de Organizaciones Comunitarias de conformidad a la Ley 19.418, y  de aquellas que se realicen al amparo del Código Civil, de modo de proceder a su inscripción y obtención de su personalidad jurídica.
  • Mantener Registro físico y digital actualizado  de las Organizaciones Comunitarias, de las Asociaciones y Corporaciones.
  • Preparar los documentos que den respuesta a las organizaciones, ya sea informándoles de la conformidad de los antecedentes que avalaron su inscripción o detallándoles las observaciones que  deben  subsanar para que su personalidad jurídica quede a firme.
  • Atender requerimientos sobre antecedentes y documentación que soliciten socios, Unidades Municipales   o público en general sobre Organizaciones Comunitarias, Asociaciones y Corporaciones. 
  • Enviar al Servicio del Registro Civil los antecedentes de constitución y de modificaciones realizadas por las Organizaciones Comunitarias  que se rigen por la Ley 19.418 y de aquellas constituidas en el marco legal del Código Civil.

 

 

 

 

 

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    Comuna de Los Lagos
    Región de los Ríos, Chile

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